Dokumenty finansowe

Przepływ weryfikacji dokumentu finansowego

sequenceDiagram
    autonumber
    actor U as Pracownik wydziału
    participant EB as eBudżet
    participant FK as System FK
    actor SF as Wydział finansowy
    actor SK as Skarbnik

    U->>EB: Tworzy dokument finansowy
    U->>EB: Zapisuje i zatwierdza
    EB-->>U: Dokument pojawia się w Panelu akceptacji

    U->>EB: Zaakceptuj (Weryfikacja wydziałowa)
    EB-->>U: Potwierdzenie — notatka WW
    U->>EB: Potwierdź
    EB-->>FK: Dokument przekazany do systemu FK

    Note over FK: Etap w systemie Finansowo-Księgowym

    SF->>FK: Uzupełnia dane dokumentu
    SF->>FK: Klika Zaakceptuj
    FK-->>SF: Okno Opis zatwierdzenia
    SF->>FK: Zatwierdź (Akceptacja formalna i rachunkowa)
    FK-->>EB: Dokument przekazany do weryfikacji skarbnika

    Note over EB: Kontekst jednostki głównej

    SK->>EB: Zaakceptuj (Weryfikacja skarbnika)
    EB-->>SK: Potwierdzenie — notatka WS
    SK->>EB: Potwierdź
    EB-->>EB: Dokument w pełni zaakceptowany ✓

Widok Dokumenty finansowe w module Dysponent służy do rejestrowania faktur i innych dokumentów finansowych realizujących zaangażowanie środków budżetowych. Każdy dokument finansowy powiązany jest z dokumentem zaangażowania (umową, zleceniem, proformą lub zaliczką) i zawiera zaliczenie budżetowe określające, z której klasyfikacji budżetowej pokrywany jest wydatek.

Widok główny listy dokumentów finansowych z paskiem narzędzi i tabelą dokumentów

Pasek narzędzi

Akcja	Opis
Dodaj	Otwiera kreator Nowy dokument finansowy umożliwiający rejestrację nowego dokumentu z wyborem typu przypisania.
Dodaj z EZD	Otwiera kreator nowego dokumentu finansowego z automatycznym zaczytaniem danych z systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EZD/SOD).
Edytuj	Otwiera formularz edycji zaznaczonego dokumentu finansowego.
Usuń	Usuwa zaznaczony dokument finansowy. Operacja wymaga potwierdzenia.
Historia akceptacji	Wyświetla historię akceptacji zaznaczonego dokumentu finansowego.
Filtr	Otwiera panel filtrowania listy dokumentów.
Drukuj dokument	Generuje wydruk zaznaczonego dokumentu finansowego.
Drukuj zestawienie	Generuje wydruk zbiorczego zestawienia dokumentów finansowych.

Lista dokumentów finansowych

Kolumna	Opis
P	Ikona otwierająca podgląd dokumentu finansowego w trybie tylko do odczytu.
PD	Flaga powiązania z dokumentem zaangażowania.
AZ	Flaga akceptacji — oznacza dokumenty zaakceptowane.
ST	Status dokumentu finansowego (np. Weryfikacja wydziałowa).
ST FK	Status w systemie finansowo-księgowym.
D	Typ dokumentu — np. D (dotacja), NP (nie podlega VAT).
DZ	Flaga powiązania z dokumentem zaangażowania.
R	Flaga realizacji.
Data wystawienia	Data wystawienia dokumentu finansowego.
Nr dokumentu	Numer własny dokumentu finansowego.
Dokument zaangażowania	Nazwa powiązanego dokumentu zaangażowania (umowy lub zlecenia).
Nazwa	Nazwa / tytuł dokumentu finansowego.
Kwota brutto	Łączna kwota brutto dokumentu finansowego.
Kontrahent	Nazwa kontrahenta przypisanego do dokumentu.

Kreator nowego dokumentu finansowego

Kliknięcie przycisku Dodaj otwiera kreator Nowy dokument finansowy, który prowadzi użytkownika przez kroki oznaczone ikonami w górnej części okna.

Krok 1 — Wybór typu przypisania

Krok 1 kreatora — wybór typu przypisania dokumentu finansowego — Krok 1 kreatora Nowy dokument finansowy — wybór typu powiązania z dokumentem zaangażowania

Na pierwszym kroku użytkownik wybiera typ przypisania dokumentu finansowego. Od dokonanego wyboru zależy liczba kolejnych kroków:

Typ	Przepływ
Do umowy	Krok 1 → Krok 2 (wybór umowy) → Krok 3 (dane dokumentu)
Do zlecenia	Krok 1 → Krok 2 (wybór zlecenia) → Krok 3 (dane dokumentu)
Do proformy	Krok 1 → Krok 2 (wybór proformy) → Krok 3 (dane dokumentu)
Do zaliczek	Krok 1 → Krok 2 (wybór zaliczki) → Krok 3 (dane dokumentu)
Bez przypisania	Krok 1 → Krok 3 (dane dokumentu) — krok 2 jest pomijany

Przyciski dostępne w stopce kreatora na każdym kroku:

Przycisk	Opis
Zapisz i zatwierdź	Zapisuje i od razu zatwierdza dokument finansowy.
Zapisz	Zapisuje dokument bez zatwierdzania.
Zaczytaj z EZD	Pobiera dane dokumentu z systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Zaczytaj z KSeF	Pobiera dane dokumentu z systemu eKSeF Softres.
Cofnij	Wraca do poprzedniego kroku kreatora.
Dalej	Przechodzi do następnego kroku kreatora.
Zamknij	Zamyka kreator bez zapisywania.

Do umowyDo zleceniaBez przypisania

Krok 2 — Wybór umowy

Krok 2 kreatora Do umowy — lista dostępnych umów — Krok 2 kreatora (typ: Do umowy) — lista dostępnych umów z kolumnami Numer własny, Nazwa, Opis, Kontrahent, Data realizacji, Data akceptacji, W i Kwota

Lista prezentuje umowy dostępne do przypisania. Po zaznaczeniu odpowiedniej pozycji kliknij Dalej, aby przejść do kroku 3.

Krok 3 — Dane dokumentu finansowego

Krok 3 kreatora Do umowy — formularz pusty — Krok 3 kreatora (typ: Do umowy) — pusty formularz z polem Dokument zaangażowania uzupełnionym nazwą wybranej umowy

Krok 3 kreatora Do umowy — formularz wypełniony po zaczytaniu z eKSeF — Krok 3 kreatora (typ: Do umowy) — formularz wypełniony po zaczytaniu z eKSeF z zaliczeniem budżetowym opartym na klasyfikacjach umowy

W sekcji Zaliczenia budżetowe dostępne są wyłącznie klasyfikacje budżetowe przypisane do wybranej umowy.

Krok 2 — Wybór zlecenia

Krok 2 kreatora Do zlecenia — lista dostępnych zleceń — Krok 2 kreatora (typ: Do zlecenia) — lista dostępnych zleceń z kolumnami Numer własny, Nazwa, Opis, Kontrahent, Data realizacji, Data akceptacji, W i Kwota

Lista prezentuje zlecenia dostępne do przypisania. Po zaznaczeniu odpowiedniej pozycji kliknij Dalej, aby przejść do kroku 3.

Krok 3 — Dane dokumentu finansowego

Krok 3 kreatora Do zlecenia — formularz wypełniony po zaczytaniu z eKSeF — Krok 3 kreatora (typ: Do zlecenia) — formularz wypełniony po zaczytaniu z eKSeF z zaliczeniem budżetowym opartym na klasyfikacjach zlecenia

W sekcji Zaliczenia budżetowe dostępne są wyłącznie klasyfikacje budżetowe przypisane do wybranego zlecenia.

Typ Bez przypisania pomija krok 2 — kreator przechodzi bezpośrednio z kroku 1 do formularza danych dokumentu.

Krok 2 — Dane dokumentu finansowego

Krok 2 kreatora Bez przypisania — pusty formularz — Krok 2 kreatora (typ: Bez przypisania) — formularz danych bez pola Dokument zaangażowania

Krok 2 kreatora Bez przypisania — formularz z zaliczeniem budżetowym — Krok 2 kreatora (typ: Bez przypisania) — formularz wypełniony po zaczytaniu z eKSeF z ręcznie dodanym zaliczeniem budżetowym

Formularz nie zawiera pola Dokument zaangażowania. Dane dokumentu można uzupełnić ręcznie lub zaczytać automatycznie z zewnętrznych systemów:

Kliknięcie Zaczytaj z Ksef pobiera fakturę ustrukturyzowaną z systemu KSeF — numer dokumentu, dane kontrahenta, daty oraz kwoty wypełniają się automatycznie.
Kliknięcie Zaczytaj z EZD pobiera dokument z systemu elektronicznego obiegu dokumentów — analogicznie uzupełnia pola formularza danymi z zarejestrowanej faktury.

W sekcji Zaliczenia budżetowe użytkownik może wybrać dowolną klasyfikację budżetową dostępną w systemie — bez ograniczenia do konkretnego dokumentu zaangażowania.

Formularz danych dokumentu finansowego — pola

Niezależnie od wybranego typu przypisania formularz danych zawiera te same pola:

Sekcja Dane dokumentu finansowego:

Pole	Opis
Numer eKSeF	Numer faktury ustrukturyzowanej z systemu KSeF — wypełniany automatycznie po zaczytaniu z eKSeF.
Dokument zaangażowania	Nazwa wybranego dokumentu zaangażowania — uzupełniana automatycznie z kroku 2. Niedostępne przy typie Bez przypisania. Przycisk otwiera podgląd dokumentu zaangażowania.
Kontrahent	Nazwa kontrahenta dokumentu. Przyciski obok pola umożliwiają: przepisanie głównego kontrahenta z dokumentu zaangażowania, wyszukanie kontrahenta z bazy oraz podgląd danych kontrahenta.
Rodzaj dokumentu	Typ dokumentu finansowego wybierany ze słownika (np. Dokument).
Numer dokumentu	Numer faktury lub innego dokumentu finansowego.
Data wystawienia	Data wystawienia dokumentu źródłowego.
Data wpływu	Data wpływu dokumentu do jednostki.
Termin płatności	Termin płatności faktury.
Proponowany termin płatności	Proponowany termin płatności ustalony przez pracownika.
Data zapłaty	Data faktycznej zapłaty — wypełniać tylko jeśli dokument został już opłacony.
Nazwa	Nazwa / tytuł dokumentu finansowego.
Opis	Dodatkowy opis dokumentu.
Kwota netto	Kwota netto dokumentu.
VAT	Kwota podatku VAT.
Kwota brutto	Kwota brutto dokumentu — sumowana automatycznie z kwoty netto i VAT.
VAT od netto	Pole wyboru określające sposób naliczania VAT.

Zakładka Opis merytoryczny:

Pole tekstowe na opis merytoryczny dokumentu finansowego — uzasadnienie wydatku lub inne informacje wymagane przez procedury wewnętrzne jednostki.

Zaczytaj z eKSeF

Kliknięcie przycisku Zaczytaj z Ksef otwiera listę faktur ustrukturyzowanych pobranych z systemu KSeF (eKSeF firmy Softres). Po wyborze faktury dane dokumentu (numer, kontrahent, daty, kwoty) zostają automatycznie wypełnione w formularzu.

Zaczytaj z EZD

Kliknięcie przycisku Zaczytaj z EZD pobiera dane dokumentu z systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SOD, El-Dok, Edicta). Umożliwia powiązanie dokumentu finansowego z fakturą zarejestrowaną w zewnętrznym systemie obiegu bez ponownego ręcznego wprowadzania danych.

Zaliczenia budżetowe

Prawa strona formularza zawiera sekcję Zaliczenia budżetowe, w której użytkownik przypisuje kwoty dokumentu finansowego do konkretnych klasyfikacji budżetowych.

Pasek narzędzi sekcji:

Akcja	Opis
Dodaj	Otwiera okno Dodaj nowe zaliczenie budżetowe.
Zaabsorbuj plany przyszłoroczne	Automatycznie tworzy zaliczenia na podstawie planów realizacji z lat przyszłych przypisanych do dokumentu zaangażowania.
Rok realizacji	Wyświetla aktualnie wybrany rok budżetowy realizacji zaliczenia.

Tabela zaliczeń budżetowych zawiera kolumny:

Kolumna	Opis
Dane klasyfikacji	Pełny kod klasyfikacji budżetowej wraz z opisem nazwy paragrafu i zadania.
Kwota	Kwota zaliczona na daną klasyfikację budżetową.
Akcje	Przycisk usuwający zaliczenie z listy.

Suma zaliczeń budżetowych wyświetlana jest w prawym dolnym rogu sekcji i powinna być równa kwocie brutto dokumentu finansowego.

Dodawanie zaliczenia budżetowego

Okno Dodaj nowe zaliczenie budżetowe — puste — Okno dodawania zaliczenia budżetowego — przed wyborem klasyfikacji

Okno Dodaj nowe zaliczenie budżetowe — lista klasyfikacji — Okno dodawania zaliczenia — lista dostępnych klasyfikacji budżetowych z wyszukiwarką

Okno Dodaj nowe zaliczenie budżetowe — wypełnione z dostępnymi środkami — Okno dodawania zaliczenia — po wyborze klasyfikacji z sekcją Dostępne środki i przyciskiem przepisania kwoty brutto

Pole	Opis
Wybierz klasyfikację	Lista rozwijana z klasyfikacjami budżetowymi. Przy typach przypisania Do umowy / Do zlecenia / Do proformy / Do zaliczek lista jest ograniczona do klasyfikacji wybranego dokumentu zaangażowania. Przy typie Bez przypisania dostępne są wszystkie klasyfikacje w systemie. Obsługuje wyszukiwanie tekstowe.
Dostępne środki	Sekcja prezentowana po wyborze klasyfikacji zawierająca: Plan z dokumentu zaangażowania — kwotę zaplanowaną w dokumencie zaangażowania; Suma zaliczeń z tego dokumentu finansowego — kwotę już zaliczoną w bieżącym dokumencie; Wolne środki — pozostałą kwotę dostępną do zaliczenia.
Kwota	Kwota zaliczana na wybraną klasyfikację budżetową.

Przepisanie kwoty brutto

Przycisk obok pola Kwota automatycznie przepisuje różnicę kwoty brutto dokumentu do pola kwoty zaliczenia, co przyspiesza uzupełnianie przy jednoklasyfikacyjnych dokumentach.

Proforma i zaliczka

Aby zarejestrować dokument finansowy typu proforma lub zaliczka, należy wybrać typ przypisania Bez przypisania w kroku 1 kreatora, a następnie w polu Rodzaj dokumentu na formularzu danych zmienić wartość z domyślnego Dokument na Proforma lub Zaliczka.

Lista rozwijana Rodzaj dokumentu z opcjami Dokument, Proforma, Zaliczka — Pole Rodzaj dokumentu — dostępne wartości: Dokument, Proforma, Zaliczka

Podobnie jak przy zwykłym dokumencie finansowym, dane faktury można zaczytać automatycznie przyciskiem Zaczytaj z Ksef lub Zaczytaj z EZD — numer dokumentu, dane kontrahenta, daty oraz kwoty wypełnią się automatycznie.

Po zapisaniu dokument widoczny jest na liście dokumentów finansowych z odpowiednim oznaczeniem w kolumnie D:

Oznaczenie	Typ dokumentu
P	Proforma
Z	Zaliczka

Po uregulowaniu zaliczki lub zrealizowaniu proformy możliwe jest powiązanie kolejnego dokumentu finansowego z wcześniej zarejestrowaną proformą lub zaliczką — wybierając odpowiednio typ przypisania Do proformy lub Do zaliczek w kroku 1 kreatora.

Historia akceptacji

Kliknięcie przycisku Historia akceptacji na pasku narzędzi otwiera okno Historia akceptacji dokumentu finansowego.

Okno podzielone jest na dwie sekcje:

Historia akceptacji EZD — prezentuje historię akceptacji dokumentu w zewnętrznym systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli dokument nie był procedowany w EZD, sekcja wyświetla komunikat Brak historii akceptacji EZD.

Historia akceptacji eBudżet — prezentuje chronologiczną oś etapów akceptacji dokumentu w systemie eBudżet. Każdy wpis zawiera:

Element	Opis
Data i godzina	Znacznik czasu wykonania czynności akceptacyjnej.
Etap weryfikacji	Nazwa etapu procesu akceptacji: Weryfikacja wydziałowa, Weryfikacja wydziału finansowego, Weryfikacja skarbnika.
Wynik	Status akceptacji etapu — Zaakceptowano lub wynik negatywny.
Użytkownik	Login użytkownika, który wykonał akceptację.
Rola	Rola użytkownika w procesie akceptacji (np. Zatwierdzone — Pracownik wydziału merytorycznego, Akceptacja formalna i rachunkowa, Zatwierdzone — Skarbnik / Główna Księgowa).

Trzyetapowy proces akceptacji

Każdy dokument finansowy przechodzi przez trzy obowiązkowe etapy: weryfikacja wydziałowa → weryfikacja wydziału finansowego → weryfikacja skarbnika. Wszystkie trzy pozytywne akceptacje są wymagane przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu.

Filtr według klasyfikacji

Kliknięcie przycisku Filtr na pasku narzędzi otwiera okno Filtr według klasyfikacji.

Pole	Opis
Klasyfikacja	Lista rozwijana umożliwiająca wybór klasyfikacji budżetowej — zawęża listę dokumentów finansowych do tych powiązanych z wybraną klasyfikacją.

Aby zastosować filtr, kliknij Filtruj. Przycisk Resetuj filtr przywraca ustawienia domyślne.

Okna wydruku

Drukuj dokument Drukuj zestawienie

Okno Drukuj dokument finansowy z parametrami wydruku i parametrami wzorca

Sekcja Parametry wydruku:

Parametr	Opis
Uwzględnij historię weryfikacji	Pole wyboru — zaznaczenie powoduje dołączenie historii weryfikacji do wydruku dokumentu.
Rodzaj historii	Zakres historii weryfikacji dołączanej do wydruku — domyślnie: Pełna.

Sekcja Parametry wzorca:

Parametr	Opis
Wzorzec	Wybór szablonu wydruku (domyślnie: Karta dok. finansowego).
Format wydruku	Docelowy format pliku — domyślnie PDF.

Okno Drukuj zestawienie dokumentów finansowych z parametrami wzorca

Parametr	Opis
Wzorzec	Wybór szablonu wydruku (domyślnie: Dokumenty finansowe zestawienie).
Format wydruku	Docelowy format pliku — domyślnie PDF.

Dysponent Dokumenty finansowe Faktury Zaliczenia budżetowe KSeF EZD Proforma Zaliczka Klasyfikacja budżetowa Weryfikacja