Dokumenty zaangażowania – umowy

Przepływ weryfikacji dokumentu zaangażowania

sequenceDiagram
    autonumber
    actor U as Pracownik wydziału
    participant EB as eBudżet
    actor WF as Wydział finansowy
    actor SK as Skarbnik

    U->>EB: Tworzy umowę / zlecenie
    U->>EB: Zapisuje dokument
    EB-->>U: Odblokowanie zakładek (Plan realizacji, Kontrahenci, Załączniki, Zabezpieczenie)

    U->>EB: Uzupełnia plan realizacji i kontrahentów
    U->>EB: Weryfikuj (Weryfikacja wydziałowa)
    EB-->>U: Status wolnych środków dla każdej klasyfikacji
    U->>EB: Zapisz weryfikację
    EB-->>EB: Flaga WW ✓

    WF->>EB: Weryfikuj (Weryfikacja wydziału finansowego)
    EB-->>WF: Status wolnych środków dla każdej klasyfikacji
    WF->>EB: Zapisz weryfikację
    EB-->>EB: Flaga WF ✓

    SK->>EB: Weryfikuj (Weryfikacja skarbnika)
    EB-->>SK: Status wolnych środków dla każdej klasyfikacji
    SK->>EB: Zapisz weryfikację
    EB-->>EB: Flaga WS ✓

    Note over EB: Wszystkie trzy etapy zakończone pozytywnie

    SK->>EB: Przenieś do rejestru
    EB-->>SK: Okno parametrów publikacji
    SK->>EB: Potwierdź
    EB-->>EB: Dokument przeniesiony do rejestru ✓

Widok Umowy w module Dysponent służy do rejestrowania i zarządzania dokumentami zaangażowania środków budżetowych w formie umów. Każda umowa wiąże określoną kwotę z klasyfikacją budżetową i kontrahentem, przechodzi przez proces weryfikacji np. (wydział → wydział finansowy → skarbnik) i stanowi podstawę do późniejszego tworzenia dokumentów finansowych realizujących zaangażowanie.

Pasek narzędzi

Lista główna

Filtracja zaawansowana

Kliknięcie przycisku Filtracja zaawansowana otwiera panel z rozszerzonymi opcjami filtrowania:

Aby zastosować kryteria, kliknij Filtruj. Przycisk Resetuj filtr przywraca ustawienia domyślne.

Panel dolny

Kliknięcie dowolnego wiersza na liście umów aktywuje panel dolny z dwiema zakładkami.

Plan realizacjiWeryfikacja

Prezentuje plany realizacji finansowej przypisane do wybranej umowy.

Nagłówek zakładki zawiera trzy wskaźniki finansowe:

Wskaźnik	Opis
Bilans	Różnica między kwotą umowy a sumą planów realizacji. Wartość 0,00 oznacza pełne zbilansowanie.
Suma planów realizacji	Łączna kwota wynikająca ze wszystkich pozycji planu realizacji przypisanych do umowy.
Kwota	Kwota umowy wprowadzona w formularzu dokumentu.

Tabela planów realizacji zawiera następujące kolumny:

Kolumna	Opis
Rok	Rok budżetowy, którego dotyczy pozycja planu realizacji.
Klasyfikacja	Pełny kod klasyfikacji budżetowej powiązany z pozycją.
Nazwa Paragrafu	Opis słownikowy kodu klasyfikacji.
Planowana realizacja	Kwota zaplanowana do realizacji w ramach tej pozycji.
Zmiana w aneksie	Zmiana kwoty wynikająca z aneksu do umowy (wartość ujemna oznacza zmniejszenie).

Prezentuje historię weryfikacji wybranej umowy z informacją o wszystkich wykonanych etapach procesu akceptacji.

Kolumna	Opis
Weryfikacja	Wynik etapu weryfikacji: Pozytywna lub Negatywna.
Data weryfikacji	Data wykonania weryfikacji.
Tryb weryfikacji	Etap procesu akceptacji: Weryfikacja wydziałowa, Weryfikacja wydziału finansowego, Weryfikacja skarbnika.
Kwota	Kwota umowy w momencie weryfikacji.
Użytkownik	Login użytkownika, który wykonał weryfikację.
Wydział	Symbol wydziału weryfikującego.
Data wykonania	Data faktycznego wykonania czynności weryfikacyjnej.
Komentarz	Opcjonalny komentarz dodany przez weryfikującego.

Pasek narzędzi zakładki Weryfikacja zawiera przyciski dostępne zgodnie z aktualnym statusem dokumentu:

Akcja	Opis
Weryfikuj	Przechodzi do kolejnego etapu weryfikacji dokumentu.
Zwróć dokument	Zwraca dokument do poprzedniego etapu weryfikacji z możliwością dodania komentarza.
Anuluj dokument	Anuluje dokument zaangażowania — operacja nieodwracalna.
Przenieś do rejestru	Przenosi dokument do rejestru umów po zakończeniu procesu weryfikacji.
Szczegóły wybranej weryfikacji	Wyświetla szczegółowe informacje o zaznaczonym wpisie historii weryfikacji.

Formularz umowy

Kliknięcie Dodaj otwiera okno Umowa. Formularz działa dwuetapowo — przed zapisem dostępne są tylko podstawowe pola nagłówkowe, a pełny zestaw zakładek pojawia się dopiero po pierwszym zapisaniu dokumentu.

Nowy dokument (przed zapisem)Dane dokumentuPlan realizacjiKontrahenciZałącznikiZabezpieczenie

Przy tworzeniu nowej umowy formularz zawiera wyłącznie sekcje podstawowe bez zakładek bocznych.

Sekcja Nagłówek:

Pole	Opis
Data wpływu	Data zarejestrowania dokumentu — uzupełniana automatycznie datą bieżącą, edytowalna.
Rodzaj	Rodzaj dokumentu zaangażowania (np. Wydatkowe). Wybierz z listy słownikowej.
Typ	Typ dokumentu (np. Umowa finansowa). Wybierz z listy słownikowej.
Tytuł	Nazwa/tytuł dokumentu zaangażowania.

Sekcja Okres realizacji:

Pole	Opis
Rozpoczęcie realizacji	Data rozpoczęcia realizacji umowy.
Data realizacji	Planowana data zakończenia realizacji umowy.

Sekcja Dane:

Pole	Opis
Numer na umowie	Numer umowy widniejący na dokumencie źródłowym.
Numer wewnętrzny	Numer nadany automatycznie przez system (pole tylko do odczytu).
Numer własny	Własny numer ewidencyjny nadawany przez użytkownika.
Kwota	Łączna kwota zaangażowania wynikająca z umowy.
Zakończona	Pole wyboru oznaczające umowę jako zakończoną.

Sekcja Opis dokumentu:

Pole tekstowe na dodatkowy opis lub uwagi dotyczące dokumentu.

Przyciski dostępne w stopce formularza:

Przycisk	Opis
Zapisz	Zapisuje dokument i odblokowuje pełny zestaw zakładek.
Zaczytaj z EZD	Pobiera dane dokumentu z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD/SOD).
Zamknij	Zamyka formularz bez zapisywania zmian.

Odblokowanie zakładek

Po kliknięciu Zapisz formularz odświeża się i w górnym pasku pojawiają się zakładki: Plan realizacji, Kontrahenci, Załączniki, Zabezpieczenie. Po przejściu przez weryfikację dostępna staje się również zakładka Weryfikacja.

Zakładka dostępna po pierwszym zapisie — umożliwia edycję danych identyfikacyjnych i parametrów umowy. Zawiera te same pola co formularz nowego dokumentu, rozszerzony o pole Data zawarcia.

Sekcja Okres realizacji — dodatkowe pole dostępne po zapisie:

Pole	Opis
Data zawarcia	Data podpisania umowy — wypełniana automatycznie po zakończeniu procesu weryfikacji.

Przyciski w stopce:

Przycisk	Opis
Drukuj	Generuje wydruk dokumentu zaangażowania.
Zamknij	Zamyka formularz.

Zakładka umożliwiająca powiązanie umowy z pozycjami klasyfikacji budżetowej i określenie kwot planowanej realizacji.

Pasek narzędzi zakładki zawiera przyciski: Dodaj plan, Edytuj plan, Usuń plan — umożliwiające zarządzanie pozycjami planu realizacji.

Tabela planów realizacji prezentuje kolumny: Rok, Klasyfikacja, Nazwa Paragrafu, Planowana realizacja, Zmiana w aneksie — identyczne jak w panelu dolnym listy głównej.

Zakładka służąca do przypisania kontrahentów do dokumentu zaangażowania.

Pasek narzędzi zakładki:

Akcja	Opis
Przypisz kontrahenta do umowy	Otwiera okno Wybierz kontrahenta z listy umożliwiające wyszukanie i przypisanie kontrahenta z bazy systemu.
Odłącz kontrahenta od umowy	Usuwa zaznaczonego kontrahenta z listy powiązanych z dokumentem.
Główny	Oznacza zaznaczonego kontrahenta jako kontrahenta głównego umowy (kolumna G).

Tabela kontrahentów zawiera kolumny: G (główny), Identyfikator, Nazwa, PESEL/NIP, Kod pocztowy, Poczta, Miejscowość, Ulica, Nr Domu, Nr Lokalu.

Wybór kontrahenta z listy

Okno wyboru kontrahenta umożliwia filtrowanie według wszystkich podmiotów (Wszyscy), Osób Fizycznych lub Firm. Lista zawiera kolumny Identyfikator, Imię, Nazwisko/Nazwa, NIP, REGON oraz dane adresowe. Przycisk Nowy umożliwia dodanie nowego kontrahenta bezpośrednio z tego okna. Przycisk Sprawdź poprawność danych z GUS weryfikuje dane kontrahenta w rejestrze GUS.

Zakładka służąca do zarządzania plikami załączonymi do dokumentu zaangażowania.

Pasek narzędzi zakładki:

Akcja	Opis
Dodaj	Otwiera okno Nowy załącznik umożliwiające podanie nazwy i wybranie pliku metodą przeciągnij i upuść lub przez wybór z dysku.
Usuń	Usuwa zaznaczony załącznik z dokumentu.
Pobierz	Pobiera zaznaczony plik załącznika na dysk lokalny.

Tabela załączników zawiera kolumny: Nazwa, Nazwa pliku, Data utworzenia.

Brak załączników

Jeśli do dokumentu nie dodano żadnych plików, zakładka wyświetla komunikat Brak zdefiniowanych załączników.

Dodawanie załącznika

Kliknięcie przycisku Dodaj otwiera okno Nowy załącznik.

Pole	Opis
Nazwa załącznika	Pole tekstowe na opis załącznika widoczny na liście (np. Skan umowy, Protokół odbioru).
Wybierz plik / Wyczyść	Przycisk otwierający okno wyboru pliku z dysku lokalnego. Przycisk Wyczyść usuwa wybrany plik przed zapisem.
Strefa upuszczania	Obszar Dodaj plik — możesz go upuścić tutaj obsługujący metodę przeciągnij i upuść (drag & drop).

Aby dodać załącznik:

1. Wpisz nazwę załącznika w polu Nazwa załącznika.
2. Wybierz plik klikając Wybierz plik lub przeciągnij go do strefy upuszczania.
3. Kliknij Zapisz, aby dodać plik do listy załączników dokumentu.

Zakładka służąca do rejestrowania zabezpieczeń dokumentu zaangażowania (np. gwarancji, poręczeń, weksli).

Pasek narzędzi zakładki:

Akcja	Opis
Dodaj	Otwiera okno Zabezpieczenie dokumentu zaangażowania umożliwiające wprowadzenie rodzaju zabezpieczenia, okresu obowiązywania (Data od / Data do), opisu i kwoty.
Edytuj	Otwiera formularz edycji zaznaczonego zabezpieczenia.
Usuń	Usuwa zaznaczone zabezpieczenie z dokumentu.

Tabela zabezpieczeń zawiera kolumny: A (aktywne), Typ, Data od, Data do, Kwota, Opis.

Brak zabezpieczeń

Jeśli do dokumentu nie przypisano zabezpieczeń, zakładka wyświetla komunikat Brak przypisanego zabezpieczenia.

Stan realizacji

Kliknięcie przycisku Stan realizacji na pasku narzędzi otwiera okno Realizacja dokumentu zaangażowania dla zaznaczonej umowy.

Nagłówek okna wyświetla numer dokumentu zaangażowania oraz dwa przyciski: (informacje o dokumencie) i Podgląd dokumentu zaangażowania otwierający formularz umowy w trybie tylko do odczytu.

Okno jest podzielone na dwie podzakładki:

Realizacja planów z rokuPozostałe plany z innych lat

Prezentuje plany realizacji przypisane do bieżącego roku budżetowego wraz ze stanem ich wykorzystania.

Kolumna	Opis
Klasyfikacja	Pełny kod klasyfikacji budżetowej przypisany do planu realizacji.
Nazwa	Opis słownikowy kodu klasyfikacji.
Plan	Kwota planu realizacji przypisana do pozycji.
Wykorzystano	Kwota faktycznie zrealizowana przez powiązane dokumenty finansowe.
Pozostało	Kwota pozostała do wykorzystania: Plan − Wykorzystano.

Kliknięcie strzałki przy wierszu klasyfikacji rozwija sekcję Dokumenty finansowe z listą faktur i innych dokumentów powiązanych z daną pozycją:

Kolumna	Opis
Numer dokumentu	Numer dokumentu finansowego.
Nazwa	Nazwa dokumentu finansowego.
Kontrahent	Nazwa kontrahenta dokumentu.
Data wystawienia	Data wystawienia dokumentu finansowego.
Kwota	Kwota dokumentu finansowego.
Σ	Suma narastająca dla danej pozycji klasyfikacji.

Brak dokumentów finansowych

Jeśli dla danej pozycji nie utworzono jeszcze żadnych dokumentów finansowych, sekcja wyświetla komunikat Brak dokumentów finansowych.

Prezentuje plany realizacji przypisane do lat innych niż bieżący rok budżetowy — zarówno lat poprzednich, jak i przyszłych.

Tabela zawiera kolumny: Rok, Klasyfikacja, Nazwa, Plan.

Brak planów na inne lata

Jeśli umowa nie zawiera planów realizacji przypisanych do innych lat, zakładka wyświetla komunikat Brak planów realizacji na pozostałe lata.

Podgląd dokumentu zaangażowania

Z poziomu okna Realizacja dokumentu zaangażowania dostępny jest podgląd pełnego formularza umowy — bez możliwości edycji. Kliknięcie przycisku Podgląd dokumentu zaangażowania w prawym górnym rogu okna Stan realizacji otwiera formularz Umowa w trybie tylko do odczytu.

Formularz podglądu zawiera te same zakładki co formularz edycji: Dane dokumentu, Plan realizacji, Kontrahenci, Załączniki, Zabezpieczenie — oraz dodatkowo zakładkę Weryfikacja.

Zakładka prezentuje pełną historię etapów akceptacji dokumentu zaangażowania — dostępna zarówno w podglądzie z poziomu Stan realizacji, jak i bezpośrednio w formularzu edycji umowy.

Pasek narzędzi zakładki zawiera pole wyszukiwania Szczegóły wybranej weryfikacji wyświetlające rozszerzony podgląd zaznaczonego wpisu.

Tabela historii weryfikacji zawiera kolumny:

Proces weryfikacji

Weryfikacja dokumentu zaangażowania odbywa się z poziomu zakładki Weryfikacja w panelu dolnym listy głównej. Każdy dokument przechodzi kolejno przez trzy obowiązkowe etapy akceptacji.

Pasek narzędzi zakładki Weryfikacja:

Etapy weryfikacji

Kliknięcie przycisku Weryfikuj otwiera okno Weryfikacja dokumentu zaangażowania. Okno wyświetla nazwę dokumentu, aktualny tryb weryfikacji i pole daty. Proces przebiega identycznie dla każdego z trzech etapów.

Weryfikacja wydziałowa (WW)Weryfikacja wydziału finansowego (WF)Weryfikacja skarbnika (WS)

Po kliknięciu Weryfikuj system sprawdza dostępność środków w planie budżetowym i wyświetla wynik w sekcji Status weryfikacji.

Sekcja Status weryfikacji prezentuje dla każdej powiązanej klasyfikacji:

Pozycja	Opis
Klasyfikacja	Kod klasyfikacji budżetowej objętej weryfikacją.
Plan ogółem	Łączna kwota planu budżetowego dla danej klasyfikacji.
Wydatki wykonane	Kwota już zrealizowanych wydatków.
Zaangażowanie środków	Suma środków zaangażowanych przez istniejące dokumenty.
Zaangażowanie lat następnych	Kwota zaangażowania przeniesiona na lata następne.
Planowane umowy i zlecenia	Suma planowanych umów i zleceń dla klasyfikacji.
Pozostałe dokumenty finansowe	Kwota pozostałych dokumentów finansowych.
Stan wolnych środków	Kwota środków dostępnych przed uwzględnieniem bieżącej umowy.
Plan z umowy	Kwota wynikająca z weryfikowanej umowy.
Stan wolnych środków po weryfikacji	Kwota środków dostępnych po uwzględnieniu bieżącej umowy: Stan wolnych środków − Plan z umowy.

Kliknięcie Zapisz weryfikację zatwierdza etap i dodaje wpis do historii weryfikacji. Flaga WW na liście głównej zmienia status na .

Przebieg identyczny jak w etapie weryfikacji wydziałowej. Po kliknięciu Weryfikuj system wyświetla status weryfikacji z identycznym zestawem pozycji finansowych dla każdej klasyfikacji.

Kliknięcie Zapisz weryfikację zatwierdza etap. Flaga WF na liście głównej zmienia status na .

Ostatni, trzeci etap procesu akceptacji. Przebieg identyczny jak w poprzednich etapach.

Kliknięcie Zapisz weryfikację kończy proces weryfikacji. Flaga WS na liście głównej zmienia status na . Przycisk Przenieś do rejestru staje się aktywny.

Przeniesienie do rejestru

Po pozytywnym zakończeniu wszystkich trzech etapów weryfikacji dokument można przenieść do rejestru umów w programie Finansowo Księgowym.

Kliknięcie przycisku Przenieś do rejestru w pasku zakładki Weryfikacja wyświetla najpierw okno potwierdzenia:

Po kliknięciu Potwierdź otwiera się okno Przenieś do rejestru z parametrami publikacji:

Kliknięcie Przenieś do rejestru finalizuje operację. Dokument otrzymuje status Zweryfikowany i jest widoczny w rejestrze umów.

Panel Historia (aneksy)

Dokumenty posiadające aneksy wyświetlają po lewej stronie formularza boczny panel Historia z listą wszystkich wersji dokumentu.

Każdy kafelek wersji w panelu Historia prezentuje:

Kliknięcie kafelka wersji przełącza widok formularza na dane wybranej wersji dokumentu.

Okna wydruku

Drukuj umowę Drukuj zestawienie

Parametr	Opis
Wzorzec	Wybór szablonu wydruku (domyślnie: Umowa).
Format wydruku	Docelowy format pliku — domyślnie PDF.

Parametr	Opis
Wzorzec	Wybór szablonu wydruku (domyślnie: Umowy zestawienie).
Format wydruku	Docelowy format pliku — domyślnie PDF.

Zadania bieżące

Kliknięcie przycisku Zadania bieżące otwiera okno z podsumowaniem dokumentów wymagających działania.