Akceptacja dokumentów finansowych

Dokumenty finansowe zarejestrowane w widoku Dokumenty finansowe przechodzą trzyetapowy proces akceptacji:

Weryfikacja wydziałowa — akceptacja w module Dysponent systemu eBudżet, wykonywana przez pracownika wydziału merytorycznego.
Weryfikacja wydziału finansowego — akceptacja w systemie Finansowo-Księgowym (FK), wykonywana przez pracownika wydziału finansowego.
Weryfikacja skarbnika — akceptacja w module Dysponent systemu eBudżet, wykonywana przez Skarbnika lub Główną Księgową z poziomu jednostki głównej.

Etap 1 — Weryfikacja wydziałowa (eBudżet)

Po zapisaniu dokumentu finansowego pojawia się on w Panelu akceptacji dokumentów finansowych widocznym dla użytkowników posiadających uprawnienia do weryfikacji wydziałowej.

Panel akceptacji dokumentów finansowych — lista dokumentów do weryfikacji wydziałowej — Panel akceptacji dokumentów finansowych — lista dokumentów oczekujących na weryfikację wydziałową z kolumnami Typ, Nazwa weryfikacji, Poziom weryfikacji, Data wystawienia, Numer dokumentu, Dokument zaangażowania, Nazwa, Kwota brutto, Kontrahent i Wydział

Pasek narzędzi panelu akceptacji zawiera przyciski:

Akcja	Opis
Zaakceptuj	Akceptuje zaznaczony dokument finansowy na bieżącym etapie weryfikacji. Przed zatwierdzeniem wyświetlane jest okno potwierdzenia z polem Notatka.
Odrzuć	Odrzuca zaznaczony dokument finansowy i zwraca go do poprawy. Przed odrzuceniem wyświetlane jest okno potwierdzenia z polem Notatka.
Historia akceptacji	Otwiera okno historii akceptacji zaznaczonego dokumentu finansowego.

Lista dokumentów zawiera kolumny:

Kolumna	Opis
P	Ikona otwierająca podgląd dokumentu finansowego.
Typ	Typ dokumentu finansowego: Dokument, Proforma, Zaliczka.
Nazwa weryfikacji	Aktualny etap weryfikacji dokumentu (np. Weryfikacja wydziałowa).
Poziom weryfikacji	Poziom akceptacji w hierarchii (np. Wydział tworzący dokument (Poziom 1)).
Data wystawienia	Data wystawienia dokumentu finansowego.
Propon. data płatności	Proponowany termin płatności dokumentu.
Numer dokumentu	Numer własny dokumentu finansowego.
Dokument zaangażowania	Nazwa powiązanego dokumentu zaangażowania.
Nazwa	Nazwa dokumentu finansowego.
Kwota brutto	Kwota brutto dokumentu finansowego.
Kontrahent	Nazwa kontrahenta przypisanego do dokumentu.
Wydział	Symbol wydziału odpowiedzialnego za dokument.

Po zaznaczeniu dokumentu i kliknięciu Zaakceptuj system wyświetla okno potwierdzenia.

Grupowanie kolumn

Nagłówki kolumn można przeciągać do paska nad tabelą, aby pogrupować listę dokumentów według wybranego kryterium.

Okno potwierdzenia akceptacji wydziałowej — Okno potwierdzenia zmiany statusu dokumentu — pole Notatka z domyślną treścią: Zatwierdzono - Pracownik wydziału merytorycznego

Pole Notatka jest wstępnie uzupełnione treścią roli akceptującego (np. Zatwierdzono — Pracownik wydziału merytorycznego). Kliknięcie Potwierdź kończy etap weryfikacji wydziałowej. Dokument otrzymuje status WW i przekazywany jest do weryfikacji wydziału finansowego w systemie FK.

Etap 2 — Weryfikacja wydziału finansowego (system FK)

Po pozytywnej weryfikacji wydziałowej dokument finansowy pojawia się w systemie Finansowo-Księgowym, gdzie pracownik wydziału finansowego uzupełnia brakujące dane i dokonuje akceptacji formalnej i rachunkowej.

Dokument finansowy w systemie Finansowo-Księgowym — Formularz dokumentu finansowego w systemie FK — widok w rejestrze dokumentów finansowych.

W systemie FK pracownik weryfikuje i uzupełnia dane dokumentu, w szczególności:

rejestr i numer rejestru,
typ dokumentu i rodzaj dokumentu (Dokument / Proforma / Zaliczka / Dotacja),
dane kontrahenta, numer rachunku bankowego,
daty: zaliczenia, zdarzenia, wystawienia, termin płatności,
status zapłaty oraz tytuł przelewu,
zaliczenie budżetowe z przypisaniem konta kosztowego, paragrafu i zadania.

Po uzupełnieniu danych pracownik FK klika przycisk Zaakceptuj.

Przycisk Zaakceptuj w systemie FK — Przycisk Zaakceptuj w systemie Finansowo-Księgowym

System wyświetla okno Opis zatwierdzenia z polem notatki.

Okno Opis zatwierdzenia w systemie FK — pole notatki z treścią: Akceptacja formalna i rachunkowa

Po kliknięciu Zatwierdź dokument otrzymuje status WF i przekazywany jest do weryfikacji skarbnika w systemie eBudżet.

Etap 3 — Weryfikacja skarbnika (eBudżet)

Po akceptacji w systemie FK dokument finansowy pojawia się ponownie w Panelu akceptacji dokumentów finansowych w systemie eBudżet — tym razem w kontekście jednostki głównej, do akceptacji przez Skarbnika lub Główną Księgową.

Okno potwierdzenia akceptacji skarbnika — Okno potwierdzenia zmiany statusu dokumentu na etapie weryfikacji skarbnika — pole Notatka z treścią: Zatwierdzono - Skarbnik / Główna Księgowa

Po kliknięciu Zaakceptuj i potwierdzeniu w oknie dialogowym dokument finansowy przechodzi pełny trzyetapowy proces akceptacji i otrzymuje status WS .

Historia akceptacji po zakończeniu procesu

Po zakończeniu wszystkich trzech etapów pełna historia akceptacji dostępna jest w oknie Historia akceptacji dokumentu finansowego.

Każdy wpis w historii prezentuje datę i godzinę akceptacji, etap weryfikacji, wynik ( Zaakceptowano), login użytkownika oraz rolę akceptującego.

Odrzucenie dokumentu

Na każdym etapie weryfikacji możliwe jest odrzucenie dokumentu przyciskiem Odrzuć. System wyświetla okno potwierdzenia z polem Notatka umożliwiającym wpisanie powodu odrzucenia.